(目的)

第1条　この規程は、北島町が行う電子契約に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(電子契約サービスの利用範囲)

第3条　電子契約サービスは、書面で行うことが法令等で規定されている契約及び期間が10年を超える契約を除き、町が締結する全ての契約に利用できるものとする。

(承認者の設置)

第4条　承認者は総務課長及び総務課長が指名する職員とする。

(電子契約サービス運用管理者)

第5条　電子契約サービスを運用管理するため、電子契約サービス運用管理者(以下「管理者」という。)を置き、総務課長をもってこれに充てる。

(アカウントの取扱い)

第6条　アカウントは、管理者が設定し、職員に貸与する。

(事故報告)

第7条　職員は、パスワードの漏えい等の事故があったときは、直ちにその旨を管理者に報告しなければならない。

(起案書への記載)

第8条　電子契約により契約の締結が可能である場合は、当該契約の施行起案書に、電子契約が可能である旨を記載するものとする。

(電子契約利用希望の確認)

第9条　担当者は、一般競争入札の公告、指名競争入札の通知又は随意契約の見積通知にあわせて、電子契約利用申出書(別記様式。以下「申出書」という。)により、契約相手方に電子契約による契約締結の承諾及び契約相手方の指定する電子メールアドレスの確認を行うものとする。

(電子契約書の送信順)

第10条　担当者は、電子契約サービスにアップロードした電子契約書一式の送信を、原則として、①契約相手方(契約事務担当者)→②契約相手方(契約締結権限者)→③町(承認者)の順で行うものとする。ただし、やむを得ないと認める事情がある場合は、契約相手方の送信先を一つにすることができる。

(ファイル名等)

第11条　電子契約サービスにアップロードするファイル名は次のとおりとする。

(契約内容の修正)

第12条　担当者は、契約内容の修正(誤字又は語句の修正、条文の削除等)が生じた場合は、新たな電子契約書一式及び修正・取消事項等を記載した覚書を電子契約サービスにアップロードし、電子契約手続きを行う。なお、修正前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。

(電子契約書の保存)

第13条　担当者は、電子契約書を町長が保有する公文書の管理に関する規則(平成13年北島町規則第5号)が定める方法により、適切に保存し、及び管理しなければならない。

(その他)

第14条　この規程に定めるもののほか、電子契約に関し必要な事項は町長が別に定めるものとする。