2　課及び出先機関に公文書に関する事務の適正な管理及び運営を図るため、文書管理者を置き、本庁にあっては課長、出先機関にあっては当該出先機関の長をもって充てる。

3　課及び出先機関に文書管理者を補佐し、又は公文書の整理、保管等に関する事務を処理するため、文書管理主任及び文書整理担当者を置く。

4　前項の文書管理主任及び文書整理担当者は、文書管理者の指名する者をもって充てる。

2　迅速な処理を要するもの、事務処理の内容が軽微なものその他やむを得ない理由があるものについては、前項の規定にかかわらず、公文書によらずに事務処理を行うことができる。この場合においては、事後において、速やかに公文書を作成するものとする。

2　公文書の保存期間は、原則としてファイル(同様の取扱いを要する関連する公文書のまとまりをいう。以下同じ。)ごとに設定するものとする。

3　第1項の保存期間は、ファイルを作成した日の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。ただし、公文書の性質等に応じて、暦年を単位とすること又は特定の日を期限とすることを妨げない。

4　設定した保存期間の終了前に公文書を廃棄してはならない。ただし、当該公文書を保有する目的が失われた場合その他正当な理由がある場合において、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

5　公文書の公開について、法令等の規定に基づく請求が行われている場合又は係争中の場合においては、保存期間を経過したときであっても、その取扱いが確定するまでの間、当該公文書を保存するものとする。

2　保管されている公文書について、その正確性及び可視性を維持するために必要がある場合には、当該公文書が記録されている媒体を、他の媒体に変換することができる。この場合、当該他の媒体に変換する前の媒体に記録されている公文書は、前条第4項の規定にかかわらず、総務課長の承認の後、廃棄することができる。

2　本庁の文書管理者は、設定した保存期間が3年以上のファイルについて、引き続き原本を使用する必要がある場合を除き、その作成した日の属する年度の翌々年度以後に、総務課長に引き継がなければならない。

3　総務課長は、前項の規定による引継ぎを受けたファイルで、保存期間が終了したものを廃棄するものとする。ただし、文書管理者から保存期間の延長の申出があったときは、当該公文書の保存期間を延長して保存しなければならない。

2　前条第1項の保存期間の延長後において、当該公文書を保有する目的が失われた場合には、保存期間の終了前であっても、総務課長の承認を得たときは、廃棄することができる。

2　ファイル管理表には、設定した保存期間が1年以上のファイルについて記載するものとする。

3　ファイル管理表は、町長が指定する場所において、一般の閲覧に供するものとする。

4　ファイル管理表は、個人情報の保護等の観点から、必要がある場合にはファイル名の記載を簡略化することができる。

この規則は、平成13年4月1日から施行する。