(趣旨)

第1条　町における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(文書事務取扱いの原則)

第2条　文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(文書取扱いの責任区分)

第3条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。

(帳票等)

第4条　文書の取扱いに必要な帳票及び印は、別表第1のとおりとする。

(公文令達の種類)

第5条　公文令達の種類は次の各号のとおりとする。

(職員以外の者の文書の閲覧)

第6条　文書は、職員以外の者に謄写若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。ただし、町長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持ち出し)

第7条　文書は庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。

(文書の文書番号)

第8条　文書には、文書番号をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第9条　条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに番号をつけるものとする。

(文書の保存年限)

第10条　文書には、保存年限を記載しなければならない。ただし、部外者に対する文書については、この限りでない。

(公印の押印等)

第11条　事案を文書によって施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(公印の使用)

第12条　公印を使用するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書等により当該公印を管守する課の長の審査を受けなければならない。

(公印の事前押印の手続等)

第13条　第11条第2項ただし書の承認を得ようとするときは、主務課長は、事前に町長の承認を得なければならない。

(公印の刷り込み)

第14条　公印は、刷り込むことができない。ただし、町印、町長印は、当該公印を使用する証票で、これに該当公印を押印することが著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、町長の承認を得て刷り込むことができる。

(総務課における文書の収受及び交付)

第15条　庁舎に到着した文書は、第3条の規定により特別の定めをするもののほか、総務課において収受し、親展のもの秘密のもの及び電報(以下「親展文書」という。)にあっては封をしたまま、親展文書以外のものにあっては開封閲覧し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により交付しなければならない。

(主務課における文書の収受及び交付)

第16条　主務課長は、文書の交付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしたうえ、自ら処理するもののほか、その処理方針を示して主務係長等に交付しなければならない。

(休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付)

第17条　休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付については、緊急を要するもののほか、次の執務時間に早急に処理するものとする。

(収受すべきでない文書)

第18条　庁舎に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(主管に属しない文書)

第19条　各課において、その主管に属さない文書が交付されたときは、直接他の課に転送することなく、その旨を当該文書に付箋して、課長が押印のうえ、総務課に返付しなければならない。

(起案文書の作成)

第20条　文書による事案の決定は、起案用紙によって立案しなければならない。ただし、定例的又は軽易な事件にかかるものについては、別に定める帳票等により処理することができる。

(起案文書の持ち回り等)

第21条　起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものについては、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

(起案文書の合議)

第22条　起案文書の事案が他課の主務課に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。

(文書の審査)

第23条　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、さらに当該関係課の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。

(秘密文書の表示)

第24条　秘密文書には、「極秘」「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(浄書及び発送の手続)

第25条　発送文書又は公布若しくは公示する文書は、原則として主務課で浄書、起案者で校合し、金券第3種、第4種及び小包郵便等は包装の上、各起案者において必要に応じ文書番号、年月日及び宛名等必要事項を明記して総務課に送付するものとする。

(電報、電話等による施行)

第26条　決裁文書等を電報、電話等で施行するときは、施行しようとする事項のうち重要なものは、主務課長の承認を得なければならない。

(編集及び保存の主管)

第27条　完結した文書は、各主務課において編集し所定の書庫内に保存しなければならない。

(種別及び保存年限)

第28条　完結文書の種類及び保存年限は、別表第2のとおりとする。

(処理文書の報告)

第29条　前2条の規定によって処理した文書は、文書目録によって総務課長に報告しなければならない。

(文書の登録)

第30条　総務課長は前条の報告を受けたときは、文書保存台帳に登録しなければならない。

(文書の廃棄)

第31条　保存期間の満了した文書は、主務課長が点検して総務課長に合議の上、廃棄を行う。

(出先機関の文書取扱い)

第32条　町の出先機関における文書事務の取扱いについては、この規程に準じて行うものとする。

(OA機器等の事務管理)

第33条　ワードプロセッサー等の機器事務処理による管理については、当分の間この規程の趣旨を準用し取扱うものとする。